La obligación legalmente impuesta a determinadas personas jurídicas, a través de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, de contar con un canal de denuncias, ha sido ampliamente difundida en medios de comunicación, así como por las propias entidades afectadas.
Si bien, dichas noticias no suelen informar sobre los pormenores de estos canales de denuncias, informándose de que los integrantes de las entidades pueden comunicar informaciones presuntamente constitutivas de delitos o infracciones administrativas, pero no del procedimiento de gestión de esas informaciones y del procedimiento de investigación que se inicia a partir de las mismas.
A continuación, incidiremos en estas concretas cuestiones, al efecto de explicar cómo se desarrollaría una investigación en la entidad, a partir de una comunicación efectuada a través del canal de denuncias.
Hechos denunciables
Debemos partir de los hechos que son susceptibles de ser comunicados a través del canal de denuncias, pues no todo hecho que se considere incorrecto debe ser objeto de comunicación, sino solamente aquellos que objetivamente tengan una gravedad considerable.
No procede la comunicación a través del canal de denuncias de los siguientes hechos:
- Aquellos que revelen informaciones que hayan sido inadmitidas en algún otro canal interno de información.
- Hechos carentes de la más mínima verosimilitud, aquellos que no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico, los que resulte infundados, aquellos que hayan sido obtenidos mediante la comisión de un delito o aquellos que no supongan información nueva respecto de una comunicación anterior.
- Hechos que versen sobre conflictos interpersonales que afecten únicamente al informante y a la persona o personas a las que se refiera la comunicación.
- Hechos ya disponibles para el público o meros rumores.
Los hechos que, en todo caso, resulta procedente comunicar a través del canal de denuncias son los presuntamente constitutivos de infracciones del Derecho de la Unión Europea, infracciones administrativas menos graves o graves y aquellos que pudieran ser constitutivos de delito y que no hubieran sido comunicados con anterioridad.
Tales hechos son los que se incluyen en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, otorgando dicha norma protección a los informantes de los mismos, pero no son hechos exclusivos a comunicar a través del canal de denuncias que puede abrirse también, por ejemplo, a comunicaciones sobre incumplimientos del código ético de la entidad.
Formas y vías de comunicación
Las comunicaciones efectuadas a través del canal de denuncias pueden llevarse a cabo por las siguientes vías:
- Por escrito.
- Por correo postal.
- Por medios electrónicos habilitados a tal efecto.
- Verbalmente.
- Por vía telefónica.
- Por sistemas de mensajería de voz.
- Presencialmente en una reunión.
La Ley 2/2023 garantiza la confidencialidad de la comunicación, y permite, incluso, la presentación de denuncias anónimas.
Procedimiento de gestión de informaciones
La Ley 2/2023 no establece un procedimiento unitario de gestión de informaciones, pero sí da un contenido mínimo, así como unos principios que deben respetarse en dichos procedimientos, en concreto:
- Identificación del canal interno de información.
- Inclusión de información clara y accesible sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes.
- Envío de acuse de recibo de la comunicación al informante, en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
- Determinación del plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, que no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación, que puede prorrogarse otros tres meses más en casos de especial complejidad.
- Previsión de la posibilidad de mantener la comunicación con el informante.
- Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento.
- Garantía de la confidencialidad.
- Exigencia del respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
- Respeto de las disposiciones sobre protección de datos personales.
- Remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.
Procedimiento de investigación del canal de denuncias
Sin perjuicio de las especialidades que puedan incluirse en cada concreta organización, cualquier procedimiento de investigación a raíz de una comunicación efectuada a través del canal de denuncias contará con las siguientes fases:
- Comunicación y recepción de la denuncia, a través de los medios habilitados por la entidad a tal fin, decidiéndose en este punto, teniendo en cuenta el carácter de los hechos denunciados, si la denuncia se admite o no.
- En el caso de que la denuncia sea admitida, inicio de la fase de investigación desarrollada por el departamento encargado para ello, que normalmente será el comité de compliance. En esta fase se recepciona la denuncia, abriéndose el expediente correspondiente, en el que se efectuará una valoración de la información, fiabilidad del denunciante y concreción de las personas afectadas.
- Desarrollo de la fase de investigación, en la que el equipo investigador efectuará un análisis pormenorizado de la información y la contrastará, a través de solicitudes de ampliación de información, entrevistas con los implicados, análisis forenses efectuados por terceros expertos a la organización, etc.
- Fase de resolución y conclusiones, en la que se declara la procedencia o no de la denuncia y, en caso de resultar procedente la misma, se elabora un informe de conclusiones con un resumen de los antecedentes de hecho, las diligencias de investigación practicadas y su resultado y una propuesta de medidas sancionadoras si procede y/o la necesidad de comunicación de los hechos al Ministerio Fiscal, en caso de que los mismos resulten presuntamente constitutivos de delito.
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